Abstract
Sempre
più frequentemente aziende ed organizzazioni si dotano di stampanti
multifunzione di rete (MFP – Multi-Function
Printers) per un numero sempre maggiore di funzioni (stampe in
rete, scansione di documenti e relativo OCR dei testi, scansione ed
invio di fax e via e-mail, etc.).
D'altra
parte queste stampanti tendono sempre più ad incorporare in prodotti
di fascia media e bassa funzionalità che un tempo erano riservate
soltanto alle più costose stampanti dipartimentali.
La
continua evoluzione delle funzionalità di questi dispositivi, unita
al continuo miglioramento della loro accessibilità ed usabilità,
nascondono sempre più all'utente (sempre meno qualificato) e
soprattutto ai responsabili dei sistemi e della sicurezza delle
informazioni, la loro complessità e le vulnerabilità che vengono
introdotte negli schemi di sicurezza progettati.
In
questo articolo la trattazione si concentra sulla sola protezione
statica delle informazioni (data at rest).
Obiettivi
L'obiettivo
principale che ci l'articolo si prefigge è naturalmente quello di
fornire indicazioni utili ad assicurare che non escano dati riservati
e sensibili (data leak) in occasione del ritiro, della sostituzione o
della dismissione di stampanti guaste o ritenute obsolete.
Come
ulteriore obiettivo l'articolo si propone fornire suggerimenti per
adeguare i processi aziendali, al fine di mettere
in linea il prima possibile le
nuove stampanti (soprattutto in caso di sostituzione),
evitando che gli utenti
si trovino nelle condizioni di dover trovare
metodi alternativi o
comunque fuori dalle policy di sicurezza stabilite, per poter
continuare ad operare regolarmente.
La tecnologia delle MFP
Le
nuove stampanti multifunzione (un tempo denominate anche
'dipartimentali') fungono da fotocopiatrici, stampanti di rete e
scanner in rete.
A
corredo forniscono anche funzionalità di server di stampa (con la
capacità di gestire internamente le code di stampa e di produrre più
copie), così come di memorizzare le scansioni e fotocopie
effettuate, per poi stamparle, o inviarle via mail, via fax o
attraverso il trasferimento dei file sui computer degli utenti.
Tutte
queste funzionalità implicano non solo un sistema operativo
complesso, con molti protocolli di comunicazione e capacità di OCR,
ma soprattutto che vi sia un sufficiente spazio nel sistema per la
memorizzazione dei file da stampare e dei documenti copiati o
scanditi.
Questo
spazio viene sempre più ottenuto dotando la MFP di un hard disk
interno (tipicamente di quelli che si utilizzano anche per i personal
computer).
Ad
oggi hard disk di decine di GB sono la norma.
Il ciclo di vita delle MFP
Più o meno come tutti i dispositivi, le MFP vengono acquistate (o
prese in leasing), installate, utilizzate, manutenute e riparate, ed
alla fine restituite o rottamate.
Dal momento del primo utilizzo, negli hard disk interni vengono
memorizzati file relativi a documenti stampati, fotocopie, scansioni
e fax inviati.
Ed anche se questi vengono 'cancellati' quando le operazioni
richieste sono state completate, in realtà il loro contenuto permane
sul disco fino alla loro occasionale sovrascrittura, alla stessa
stregua di quanto accade in un normale computer.
Tenendo conto che mediamente i documenti che vengono stampati hanno
dimensioni dell'ordine di poche decine o centinaia di kilobyte, e le
scansioni di pochi megabyte, è facile immaginare la quantità di
informazioni che restano 'imprigionate' su questi dischi.
E quando le MFP escono di scena, lo fanno in vario modo: ritirate
dalle società di leasing, smaltite come apparecchiature
elettroniche, o cedute ad altre aziende come usato (a volte anche
donate ad enti di beneficenza).
Fino a quando?
Il problema è: fino a quando i dati rimangono conservati sugli hard
disk?
La qualità dei prodotti e degli hard disk è ormai ottima, e quindi
è abbastanza normale che i dischi arrivino al termine della vita
della MFP in azienda, e le sopravvivano.
In ogni caso, l'hard disk in esse contenuto, ed i dati in essi ancora
contenuti, escono in modo non controllato ed inconsapevole
dall'azienda.
Capita anche che gli hard disk si guastino, ed in questi casi un
tecnico lo sostituirà, spesso in garanzia, con un funzionante,
portandosi via la parte guasta.
Cosa minaccia i nostri dati
La principale minaccia è certamente la mancanza di consapevolezza:
il non sapere quanto valgano i nostri dati (non tanto per noi, quanto
per altri) e che questi vengano memorizzati su comuni hard disk
interni.
Sono anche da considerare come critiche l'irrazionale e diffusa
certezza nel personale referente che i dischi vengano effettivamente
distrutti e l'incosciente illusione che porta a pensare: 'in
fondo, a chi possono interessare?', che prevengono l'adozione di
qualsiasi misura per la loro protezione.
Inoltre
è importante sapere che esistono già molti tool (dimostrativi e
non) che consentono di accedere remotamente al contenuto della
memoria e dei dischi delle MFP; alcuni consentono anche lo
spostamento, la modifica e la cancellazione dei file memorizzati,
rendendo quindi possibile ottenere copia dei documenti acquisiti,
copiati o stampati direttamente attraverso la rete.
Esiste già del malware disegnato specificamente per le stampanti e
già utilizzato : gli obiettivi possono variare dal procurare danni,
allo stampare documenti indesiderati, fino allo stampare documenti
memorizzati o a trafugarne copie.
I Rischi
I principali rischi sono quelli derivanti dal valore delle
informazioni trattate, e da quanto sia più o meno facile accedervi
in modo non controllato.
Mentre possono considerarsi come minori i rischi legati
all'indisponibilità ed all'integrità dei dati (come già si è
anticipato, l'affidabilità delle MFP e del loro hardware è oggi più
che adeguato alle esigenze di qualsiasi organizzazione), sono invece
molto elevati tutti i rischi relativi alla diffusione non autorizzata
dei dati trattati, con le relative implicazioni e conseguenze
economiche, civili e penali per chi non li ha protetti adeguatamente.
Tra le principali vulnerabilità troviamo:
-
la mancanza di protezione del contenuto dei dischi (crittografia,
etc.);
-
Il trafugamento degli hard disk, operata da persone che hanno
accesso alle stampanti (a volte anche il personale delle aziende di
pulizie, che hanno libero accesso ai locali);
-
La copia dei dischi, effettuata più o meno nelle medesime
condizioni, con il vantaggio che il furto delle informazioni non
viene rilevato facilmente;
-
la possibilità che hard disk dismessi vengano rivenduti attraverso
canali come EBay (cosa molto meno probabile di quanto avvenga per i
dischi dei computer, ma comunque da non escludere);
-
in ogni caso, la possibilità che il contenuto dei dischi venga
copiato in occasione di interventi di manutenzione on site, ed
ancora più probabilmente off-site.
Su cosa si può intervenire
Un
considerevole aumento della protezione dei dati può essere ottenuto
agendo sulle caratteristiche dei prodotti e sui processi aziendali.
Per
quanto riguarda le MFP, esistono produttori che implementano nelle
proprie MFP caratteristiche quali:
-
funzioni di protezione del contenuto dei dischi mediante
crittografia;
-
funzionalità di auto-cancellazione dei job di scansione e stampa
completati;
-
formattazione (poco sicura) o wiping dell'hard disk;
-
accessibilità via rete / browser delle funzioni di protezione e di
wiping del disco;
Relativamente
ai processi organizzativi, è possibile intervenire in modo
relativamente semplice ed a basso costo su vari aspetti:
-
acquisti: introdurre nelle procedure di valutazione e
selezione dei prodotti, e specificamente delle MFP, l'analisi delle
caratteristiche di sicurezza implementate nei prodotti, stabilendo
almeno alcuni requisiti minimi come la crittografia forte dei dischi
interni e la possibilità di effettuarne il wiping via rete;
-
asset management: tenere traccia di quali MFP utilizzino
dischi interni, di quale sia il livello di sicurezza degli uffici a
cui sono date in dotazione, e se i dispositivi siano dotati o meno
di funzionalità per il wiping dei dischi (locali e via rete);
-
asset management: lo spostamento di MFP da un ufficio
all'altro deve essere gestito, sia per prevenire il fatto che il
contenuto dei loro dischi migri verso uffici con criteri di
sicurezza diversi (e spesso inferiori), sia per evitare che la
ritardata riconfigurazione dei computer degli utenti porti a
continuare ad inviare stampe e fax ad apparati ormai ubicati in
uffici o locali diversi;
-
processi interni di manutenzione: il personale interno
preposto ad effettuare o coordinare interventi di manutenzione sulle
MFP deve essere istruito sul fatto che non devono essere asportati
dischi o intere MFP senza che sia stato effettuato (personalmente o
dal personale incaricato) il wiping dei dischi; nel caso le MFP non
siano dotate di funzionalità native di wiping dei dischi, è da
includere nel processo di manutenzione l'estrazione del disco ed il
wiping via software su computer appositamente predisposti;
-
gestione del contratto: sia per acquisti che per contratti di
leasing, includere clausole che prevedano il wiping dei dati presso
il cliente, prima della rimozione dei dischi, sia in caso di
sostituzione dei dischi in manutenzione sia in caso di dismissione
delle apparecchiature; in alternativa, prevedere la consegna dei
dischi interni in caso di guasto degli stessi, o comunque al momento
del ritiro dell'apparato (questo caso potrebbe essere di difficile
applicazione nel caso le MFP da smantellare venissero conferite
direttamente ad aziende di ritiro rifiuti, nel qual caso l'azienda
dovrebbe dotarsi di personale adeguatamente formato per effettuare
l'operazione autonomamente);
-
a corredo del punto precedente, le aziende dovrebbero anche dotarsi
di dispositivi di degaussing (ed eventualmente anche di crushing)
dei dischi non più funzionanti, in quanto ne risulta impossibile il
wiping via software;
-
per quanto possibile, evitare la collocazione delle MFP ad aree ad
accesso non controllato;
-
gestione della sicurezza: al momento dell'attivazione,
sostituire le credenziali di default dell'utente amministrativo
delle MFP con altre debitamente conservate e protette;
-
gestione della sicurezza: soprattutto per le MFP installate
in corridoi o in locali ad accesso non controllato, prevedere
l'obbligo di restringerne l'utilizzo mediante chiavi hardware o
password personali di accesso e di avvio dei job di stampa;
Problemi
ricorrenti nella realtà quotidiana
Constatato il fatto che il
mondo reale è in generale diverso da quello teorico che si è
progettato per i propri processi organizzativi, soprattutto in
organizzazioni molto grandi e complesse in cui esistono molte
funzioni scarsamente integrate, è opportuno evidenziare anche alcune
situazioni che possono creare delle brecce nel modello di gestione
della sicurezza progettato:
-
dismissione non
pianificata: in caso di manutenzione o di ritiro degli apparati,
l'ufficio preposto (economato, o chi per esso) spesso informa
all'ultimo momento l'assistenza interna (se non addirittura a fatto
ormai compiuto) della sostituzione di dischi guasti o della
dismissione e ritiro dell'apparato, così da impedire di intervenire
in qualsiasi modo per effettuare il wiping dei dischi;
-
rimozione non concordata
delle MFP: analogamente, l'ufficio economato concorda con le
aziende di leasing il ritiro delle MFP per la loro sostituzione
senza darne internamente notizia, e si muove autonomamente per la
messa fuori linea ed il trasferimento delle stampanti in magazzino:
diviene quindi difficile e molto oneroso per l'assistenza, se non
addirittura infattibile, intervenire per il wiping dei dischi; se la
gestione dell'asset non è effettuata in modo più che consistente,
può addirittura accadere di non sapere esattamente quali stampanti
siano state rimosse, e quindi valutare anche quale sia il reale
rischio associato alla criticità dell'apparato;
-
migrazione non gestita di
MFP tra uffici: è abbastanza normale che di tanto in tanto
vengano dismesse le stampanti più datate od obsolete e vengano
sostituite con altre più recenti e generalmente migliori; in questi
casi può verificarsi una migrazione 'a cascata' degli apparati
dagli uffici più importanti verso quelli meno importanti, in modo
da fornire ai primi i prodotti più nuovi; queste operazioni
avvengono a volte ad insaputa degli altri processi di gestione, per
cui non risulta possibile effettuare tempestivamente il wiping dei
dischi e la riconfigurazione delle postazioni utente, cosicché
stampe lanciate da un ufficio possono finire su stampanti in altri
uffici, o che scansioni vengano inviate via fax o via mail ad
indirizzi precedentemente configurati per altri uffici;
-
mancato aggiornamento delle
PDL: può anche accadere che non sia possibile effettuare gli
appropriati interventi di riconfigurazione delle postazioni utente
per indisponibilità o per l'assenza (anche prolungata) dello
stesso, con il rischio che, una volta rientrato, l'utente non sia
informato dei cambiamenti, e prosegua ad inviare stampe e fax su
apparati ormai trasferiti in altri uffici.
Conclusioni
Viviamo
in un periodo di intensa evoluzione tecnologica, in cui l'estrema
usabilità delle stampanti multifunzione e la loro semplicità d'uso
nascondono ad utenti ed esperti la loro intrinseca complessità
tecnologica e le vulnerabilità che questa porta in un contesto
ignaro o comunque non motivato alla gestione dei rischi.
Queste
vulnerabilità vengono già sfruttate in vari modi, e nonostante il
supporto più o meno evoluto implementato all'interno dei dispositivi
dai produttori, il loro utilizzo e sfruttamento è demandato ai
processi che le organizzazioni predispongono e mantengono al proprio
interno.
Poche
aziende ed organizzazioni hanno sviluppato e maturato al proprio
interno processi in grado di gestire completamente la sicurezza delle
informazioni trattate attraverso le stampanti multifunzione.
La
maggior parte delle aziende e delle organizzazioni non ha un'adeguata
consapevolezza del valore delle informazioni che gestisce e dei
rischi di trafugamento e diffusione non controllata che su di esse
incombono.
Ciò
nonostante, adottando una buona selezione dei prodotti e poche
modifiche ai processi aziendali, è possibile aumentare sensibilmente
il grado di protezione delle informazioni gestite.
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